不動産管理における繁忙期|忙しさを緩和する対策についても紹介

不動産業界では、1年を通して数回の繁忙期が存在します。特に物件管理者と入居者をつなぐ不動産仲介会社は、入居・退去のタイミングが集中する引越しシーズン(3月前後など)が最も忙しくなります。しかし、繁忙期があるのは不動産仲介会社だけではありません。不動産管理会社においても、繁忙期は同様に存在します。

そこで今回は、不動産管理会社の繁忙期はいつなのか、忙しさを緩和するポイントとともに徹底的に解説します。最後に、繁忙期を乗り切るためにおすすめの不動産管理システムについても紹介するため、不動産管理会社における繁忙期を知りたい人・繁忙期の忙しさを少しでも緩和させたいという人は、ぜひ参考にしてください。

1. 不動産管理業務における繁忙期はいつ?

そもそも不動産管理とは、「最大の投資効果が得られるよう、不動産(主に物件)を適切に運営・管理すること」です。

戸建て住宅やアパート・マンションの所有オーナーは、基本的に不動産管理会社に管理委託料を支払って、物件管理を一任しています。委託を受けた不動産管理会社は、不動産管理として主に「プロパティマネジメント業務(PM業務)」を行います。

プロパティマネジメント業務には、具体的に下記のような業務が挙げられます。

・リーシング・マネジメント業務

・レポーティング業務

・メンテナンス業務

・コンストラクション・マネジメント業務

・アカウント業務

不動産管理会社についてより詳しく知りたい人は、下記の記事を参考にしてください。

(コラム「不動産管理会社とは」)

冒頭では、不動産仲介会社は引越しによる入居・退去が集中する時期が繁忙期となることを説明しました。では、不動産管理会社はいつが繁忙期になるのでしょうか。

不動産管理会社の繁忙期
・1月~3月
・9月~12月

実は、不動産仲介会社と不動産管理会社の繁忙期は、基本的に同様です。ここからは、不動産管理会社がなぜ1月~3月と9月~12月に繫忙期が訪れるのか、その理由を解説します。

1-1. 1月〜3月が繁忙期である理由

不動産管理会社の最も代表的な繁忙期は、1月~3月です。その理由には、「4月に生活拠点が大きく変わる人が多いこと」が挙げられます。

4月からの新生活に向けて、多くの人は1月~3月に物件を探し始めます。そのため、1~3月は不動産仲介会社、不動産管理会社ともに繫忙期となります。特に、学生向け賃貸物件や単身者向け賃貸物件を多く取り扱う不動産管理会社の場合は、ファミリー向け物件やオフィス物件を多く取り扱う不動産管理会社よりも忙しくなるでしょう。
また、近年ではこの時期に引っ越しが集中することで、希望の時期に引っ越しを行うことができない「引っ越し難民」が社会問題化し、3月に集中していた引っ越しが4月へ分散される傾向も見られますが、依然として年間を通して引っ越し件数が集中しやすいのが特徴です。

1-2. 9月〜12月が繁忙期である理由

不動産管理会社は、9月~12月も緩やかな繁忙期となります。その理由には、「企業の異動時期であること」が挙げられます。

基本的に9月や10月は企業の人事異動などが増える時期となるため、転勤・単身赴任となるサラリーマンも珍しくありません。新たな住まい探しをする個人や、寮としての契約を希望する事業者も増加し、入居・退去業務が一気に増加します。

また、AOや推薦で入試を受けた学生は10月ごろに結果が出ることもあり、このような場合では11月・12月などの早いタイミングで引越しをするケースもあります。加えて12月は決算業務も行わなければならないため、あらゆる方面で人手が必要となることから繁忙期になりやすいことが特徴です。特にオフィスビル・テナントビルの取り扱い物件数が多い不動産管理会社の場合は、1月~3月よりも忙しくなる可能性もあるでしょう。

2. 不動産管理業務における繁忙期対策のポイント3つ

繁忙期は多方面での業務が増えるため、ミスが増えたり何らかのトラブルが生じたりしやすくなります。大きな問題を起こしてしまわないよう、繁忙期に備えて何らかの対策を講じておくことが重要です。ここでは、不動産管理業務における繁忙期対策のポイントを紹介します。

ポイント(1)優先順位をつけて業務を進める

繁忙期を上手に乗り越えるためには、日々どのような業務においても優先順位をつけることが大切です。当たり前のように思えますが、弊社のお客様先へ不動産管理システムを導入する際も、事前の業務フロー整理において何を行うかの優先順位が曖昧なケースが散見されます。更新通知、契約更新、建物管理、入居者対応、入金・督促管理、収支管理など、改めて優先順位をきちんとつけることで日々の業務の抜け・漏れの発生リスクを防ぐことができるだけでなく、順番にタスクをこなすことから業務の効率化にもつながるでしょう。

ポイント(2)業務の無駄を精査する

不動産管理業務においては、法令対応上、電子化できない契約業務や現地での物件対応など、無駄な業務が発生しやすいことが特徴です。売り上げや業務の進捗に直結しない業務(ノンコア業務)に時間がかかっているという場合は、一度現状行っている業務をすべて洗い出して、無駄がないかきちんと精査してみましょう。

ポイント(3)繁忙期を見据えて準備しておく

また、古い物件を多く取り扱っており、設備の故障連絡が年間を通して多い傾向のある不動産管理会社の場合は、比較的忙しくなる可能性があります。このように、自社の傾向を捉えたうえで、日頃から管理物件の設備点検・工事や、システムの整備、業務量の平準化に向けて余裕をもって努めることで、しっかりと繁忙期に向けた備えができるでしょう。

3. 繁忙期を乗り切るための不動産管理業務のシステム化

不動産管理会社が繁忙期をしっかり乗り切るためには、日常的に業務改善と業務効率化を図ることが欠かせません。不動産管理に適したITの活用を行うためにも下記に取り組むことが重要です。

・前途した繁忙期に向けた業務量の全体調整

・業務フローの整備、スリム化、優先順位付け、業務改善

・業務システムの整備、人材教育、スキルアップ

不動産管理システムを利用するメリットには、下記が挙げられます。

不動産管理システムを利用するメリット
●管理業務の効率化が図れる
不動産管理システムを利用することの最大のメリットが、業務効率化の向上です。不動産管理システムを利用することで、手入力では多大な時間を要していた作業をシステムで簡単に行うことができるだけでなく、データ管理のしやすさも向上します。
契約情報・物件情報の記載や更新がしやすくなり、データの一元管理も可能となれば、繁忙期の忙しさも大幅に軽減されるでしょう。物件情報量が多く、管理に手間がかかっている不動産管理会社にとって不動産管理システムの導入は、より大きな恩恵を受けられます。

●重要な書類やデータの紛失リスク・情報漏えいリスクが大幅に低減する
不動産管理システムを利用しない場合、重要な書類やデータは紙書類やUSBメモリで保管することとなります。これらの保管方法は紛失や情報漏えいのリスクがあり、大きなトラブルにつながる可能性も否めません。
しかし、不動産管理システムを利用することで、サーバー上にデータを安全に保管することができるようになるため、紛失や第三者への情報漏えいなどのリスクは大幅に低減されます。保全性の高さは、物件所有者である委託元・顧客に対するアピールポイントにもなるでしょう。

●顧客満足度の向上につながる
不動産管理会社の顧客は、物件という大きな資産の所有者でもあるため、不動産管理会社が常日頃からどのような方法で物件を管理・運用しているのかは気になるポイントです。
しかし、繁忙期などでは忙しさに追われ、顧客に対して対応がおざなりになってしまったり、顧客の知りたい情報を伝えられなかったりするケースも少なくありません。

しかし、不動産システムを利用することで無駄な業務を削減でき、結果として顧客と積極的にコミュニケーションをとれる時間をつくれるようになります。顧客とのコミュニケーションは、不動産管理会社の重要な業務の1つです。積極的なコミュニケーションをとることで顧客は安心し、満足度が向上するでしょう。

上記のようにさまざまなメリットがある一方で、システム導入直後はシステム対応に追われやすい点もデメリットです。特に機能性が非常に高く、複雑な操作が必要な不動産管理システムを導入するとなれば、慣れるまでにある程度の期間を要することに注意してください。

また、ひとくちに不動産管理システムと言っても、あらゆる特徴をもつシステムが販売・提供されています。株式会社コンシストが提供する「不動産管理スケルトンパッケージ」は、契約情報・物件情報の一元化において強みをもつ不動産管理システムです。

自社の運用スタイルに適した柔軟なカスタマイズが可能で、オフィスビルのほか駐車場や商業施設などの幅広い施設に対応している点も魅力となっています。

不動産管理における代表的な基本機能に特化したシステムであるため、空室検索・ポータルサイト連携・チラシ作成などの窓口業務に関する機能は備わっていません。そのため、特に忙しい1月~3月の繁忙期業務を直接的に解決できるわけではないものの、日常的な業務の効率化・改善に大きく貢献します。

どのような不動産管理システムが適しているかは運用・管理方法によって異なるため、まずは無駄な作業となっている部分を洗い出したのち、適切な不動産管理システム選びを行いましょう。

まとめ

不動産管理会社の繁忙期は多方面での業務が増えるため、ミスやトラブルを防ぐ何らかの対策が必要となります。日頃行っている業務に優先順位をつけて業務を進めたり、業務の無駄を精査したり、まずは基本的なところから見直してみましょう。また、今回ご紹介したシステム導入によるメリットを踏まえて、よりスムーズな業務遂行を目指して管理システムを導入するなど、この機会に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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