エクセルでの物件管理は大変な理由 おすすめのソフトも紹介!

物件管理をエクセルで行う方法には、多大な時間と労力を要します。毎月のように発生する残業に限界を感じ、具体的な対策を検討している不動産会社の社員も多いのではないでしょうか。

物件管理はエクセルではなく、物件管理ソフトを利用する方法が効率的です。

当記事では、エクセルによる物件管理のメリットとデメリット、効率的な物件管理を行うためのおすすめソフトを紹介します。管理戸数の増大や賃貸業務の規模拡大に備え、情報管理方法や書類作成方法の見直しを図りたい人は、ぜひ当記事を活用してください。

1. 物件管理をエクセルで行うことはおすすめしない理由

物件管理をエクセルで行うことには、さまざまなリスクが伴います。管理物件が増加するほどリスク要素も拡大し、取引先の信頼を失う事態に発展する恐れもあるため、エクセルによる物件管理は積極的にはおすすめしない方法です。

エクセルによる物件管理をおすすめしない理由は、主に以下の2つです。

○物件数の増加と同時にミスが増えやすくなるため
エクセルで物件管理を行うことには、物件数とともに人的ミスも増加し、正確性の低下を招くというリスクが伴います。家賃の請求や入金状況の確認、精算書の作成といった複雑な事務作業を物件の数だけ繰り返すことは、多大な労力を要します。月末など処理の集中する時期には長時間の残業が発生するケースも多く、長時間の残業は心身の疲労の蓄積を招く原因です。

心身の疲労の蓄積は、入居者情報の転記の誤り・滞納入居者に対する通知書の発行漏れといった人的ミスを誘発する恐れがあります。金銭に関する処理の誤りを繰り返すことで社会的な信頼が失墜し、契約者との関係に支障が生じる可能性も否めません。

○操作方法がわからず、無駄な時間を費やしてしまうため
エクセルで物件管理を行うためには、関数やグラフの作成など、多くの知識を必要とします。エクセルの操作に慣れていない社員が物件管理をこなせるようになるまでには一定の時間を要するケースが多く、業務時間や人件費の浪費を招く原因です。

だからといって、エクセルの操作に精通する社員に事務作業を任せてしまうと、業務量に偏りが生じます。結果として、過重な業務を担う社員が不満を感じ、人材流出を招くケースが存在します。

2. 物件管理をエクセルで行うメリット・デメリット

エクセルは、多くのメリットを持つ反面、デメリットも持ち合わせるソフトです。「多くの不動産会社に倣いエクセルで物件管理を行う」といった安易な判断が、マイナスに作用するケースもあります。

ここから紹介するエクセルによる物件管理のメリット・デメリットを今一度確認し、業務フローの改善を検討しましょう。

2-1. メリット

エクセルは、文字入力や表計算を行いやすく、汎用性の高いソフトです。社会人経験を持つ人の多くはエクセルの基本操作に関する知識を持ち、編集や入力作業を行うことが可能です。

また、エクセルの導入されたパソコンを活用する会社では、ソフトを導入するための追加費用が発生しません。現在のパソコンに入っているエクセルを活用し、物件管理を行うことが可能です。

さらに、マクロ機能に精通する人材が社内に存在する場合、事務作業の自動化も実現できます。作業内容に変更が生じた際にはマクロを組み替えることで、十分に対応できます。

2-2. デメリット

エクセルは、ファイルの破損や既存データの消失リスクを伴います。エクセルの操作に慣れない社員がファイルを削除してしまったり、データを保存する際にエラーが生じてファイルが破損したりするケースはめずらしくありません。破損や消失事故に対する備えとしては、バックアップの取得が有効的です。ただし、バックアップを取得する場合は、セキュリティの強化が欠かせません。

特に物件管理業務では、顧客情報や賃貸契約書といった重要度の高い情報を非常に多く扱います。重要度の高い情報の含まれるファイルに社員の誰もがアクセスでき、更新を行うことのできる状況は、危機管理の側面からよくないと言えるでしょう。

また、エクセルによる物件管理は情報共有を行いにくく、効率的な作業を妨げます。複数人が同時に作業できず、順番待ちが生じるためです。

たとえば、入居者やオーナーから問い合わせを受けた際に他の社員が作業中だと、ファイルを更新することができません。他の社員の作業終了を待ってから問い合わせ対応を行うことには、新しい取引のチャンスを逃すリスクも存在します。

3. 物件管理は物件管理ソフトで行おう

物件管理をエクセルで行うことのデメリットを強く感じる場合は、物件管理ソフトの導入をおすすめします。物件管理ソフトとは、賃貸住宅などの管理を行う不動産業者・不動産営業担当者・不動産賃貸業務を行う人に向けて開発されたツールです。

物件管理ソフトを導入するメリットは、以下2点です。

○業務効率化が可能である
物件管理ソフトでは、管理物件や取引先の情報、賃貸契約内容、契約更新時期など、多様な情報の一元管理が可能です。会計ソフトと連携することによって帳票だけでなく、登録情報をもとに規定の書式で契約書作成を行うことも可能であるため、事務作業の手間を軽減し、業務効率化に貢献します。

さらに、物件管理ソフトに情報登録を行うと、社員同士の引き継ぎが容易です。契約情報や取引先に対する対応履歴は、物件管理ソフト上に保存されます。そのため「以前の担当者が退社して契約内容が不明瞭」といった事態が生じにくく、サービスレベルを高めることが可能です。

○セキュリティの強化が可能である
一般的に、物件管理ソフトは重要度の高い情報を扱うことを前提としたセキュリティ対策が施されます。十分なセキュリティ対策の施された物件管理ソフトを活用することで、情報漏えいを防止することが可能です。

なお、物件管理ソフトのセキュリティレベルは、商品によって異なります。導入ソフトを検討する際はセキュリティレベルに関する質問を行い、信頼度の高い商品を選択しましょう。

4. 物件管理は「不動産管理スケルトンパッケージ」の利用がおすすめ!

物件管理ソフトとひと口にいっても、さまざまな商品が存在します。導入ソフトに迷っている場合は、株式会社コンシストが提供する「不動産管理スケルトンパッケージ」がおすすめです。

不動産管理スケルトンパッケージは、物件管理や取引先管理、入金管理、クレーム管理といったベーシック機能に必要な機能を上乗せできる、セミオーダー型のシステムです。安さのみが売りである既製品型よりも機能面の自由度が高く、企業の状況に応じたカスタマイズに対応できます。さらに、オーダーメイド型よりも低コストでシステムを導入することが可能です。

■不動産管理ソフトの違い

価格
機能・拡張性
既製品型
非常に安価
自由度が低い
セミオーダー型(不動産管理スケルトンパッケージ)
比較的、安価
比較的、自由度が高い
オーダーメイド型
高価
自由度が高い

不動産管理スケルトンパッケージは、必要な機能のみを選択して導入する事が可能です。予算や必要機能に応じた柔軟な対応で、不動産関係のあらゆる業務の効率化と正確な運用に貢献します。

まとめ

物件管理をエクセルで行っている不動産会社は少なくありませんが、エクセルによる物件管理には「手前がかかる」「人的ミスが起きる」「情報漏えいのリスクがある」といったデメリットがあります。

物件管理ソフトを導入することは、物件所有者と自社の社員、経営者といった多様なステークホルダーにとって利益の大きい選択です。エクセルによる物件管理から専用ソフトに切り替えることで、業務の悩みの解消や収益アップを目指しましょう。コストと機能のバランスに優れた優良ソフトを探している場合は、不動産管理スケルトンパッケージをぜひ検討してみてください。

不動産管理業務でお悩みの方、
まずはご相談ください。

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