工事管理トラブルを防ぐ!不動産管理システム導入のメリット

不動産の工事管理を怠ると、さまざまなトラブルが発生してしまいます。トラブルの発生を防止するためには、不動産管理システムの導入がおすすめです。

しかし、不動産管理システムについてよくわからない方も多いのではないでしょうか。どういったことができるのか、またどういった種類があるのか知らない方も少なくありません。

そこで今回は、不動産管理システムを導入するメリットを解説します。おすすめのシステムも紹介するため、気になる方は参考にしてください。

1. 不動産の工事管理に起因するトラブルとは?

不動産の工事管理で行う業務は多岐に渡るため、1つ1つの業務を怠ると思わぬトラブルに繋がる場合があります。

実際によく起こる工事管理のミスは以下のとおりです。

①オーナーへの工事見積書の送付した後、了承を得ないまま工事を発注してしまった
②工事スケジュールを社内で共有できておらず、工事の発注が重複した
③工事の進捗を把握できておらず、工期に大幅な遅れが生じてしまった

①の場合は、後になってオーナーが請求書で工事のことを知り、工事費用を支払えないとのクレームに発展することに繋がります。 ②の場合は、指定の工事日に施工業者を手配できないことに繋がり、③の場合は工期の遅れが他の工程にも影響を及ぼしてしまいます。

金銭や手間の面でも、相手方からの信用の面でも、多大なトラブルが生じていることは明らかです。こういったトラブルが生じる理由は、管理会社の複雑な業務フローにあります。

①工事業者からの見積取得
②オーナーへの見積提出と工事実施(発注)の確認
③工事業者への工事の発注
④工期の管理
⑤オーナーへの請求書発行
⑥工事業者への支払
⑦オーナーからの入金確認

工事管理においては非常に多くのフローが存在するため、トラブルも起こりやすくなってしまいます。

2.  不動産管理システムの導入でスムーズな工事管理を実現

多岐にわたる不動産の業務フローを確実に行うためには、不動産管理システムの導入がおすすめとなります。

不動産管理システムとは、工事の受注や代金の請求といった情報を、リアルタイムで管理できるソフトウェアのことです。

ここでは、不動産管理システムのメリットを3つ解説します。

2-1. メリット①工事情報を集約できる

不動産管理システムにおける1つ目のメリットは、工事の情報を集約できる点です。
情報を集約することで以下のような悩みが簡単に解決でき、業務の効率化と正確性の向上を実現することもできます。

・情報の照らし合わせや共有作業が大変
・データ漏洩や紛失などセキュリティ面が心配
・全体の進捗状況などを把握することが困難

2-2. メリット②リアルタイムで作業状況を把握できる

工事管理システムを導入すると、リアルタイムで作業状況を見える化できるメリットもあります。作業状況を見える化することで、以下のような効果が期待できます。

・社内で最新の情報を共有することができる
・オーナーから工事の状況について問い合わせがあったとき、即座に的確な返答ができる
・外出先からでも、手軽にデータをチェックしたり更新したりすることができる
・工期に遅れが生じていないかどうか確認することができる
・仕入れ値や売上見込みを把握することができる

正確性とリアルタイム性が向上することにより、社員の仕事が効率化されるだけでなく、オーナーや工事業者からの信頼を高めることも可能です。

2-3. メリット③工事管理の手間・コストを削減できる

システムの導入は、工事管理の手間やコスト削減にも繋がります。例えば、以下のような手間やコストを削減することが可能です。

・ペーパーレス化による用紙代、印刷代、紙の保管スペースにかかる費用の削減ができる
・情報の一元化やリアルタイムでの更新が可能なことから、重複による二度手間がなくなりスムーズな管理ができる
・施工価格や相場情報を社内で共有することで、割高な仕入れを削減できる
・検索性がアップすることで、情報を探す時間と手間が省ける
・工事の実施漏れなどミスを防ぐことにより、トラブル対応などの費用出費を未然に防ぐことができる

現在、政府主導で進められている「働き方改革」において重要視されている業務効率化を、ペーパーレス化によって推進することが可能です。

3. 不動産管理スケルトンパッケージをご提案!

不動産管理システムにはさまざまな種類があるため、どの製品を選べば良いか悩む方もいるでしょう。製品選びがうまくいかない方には、株式会社コンシストの提供する「不動産管理スケルトンパッケージ」をご提案します。

ここでは、不動産管理スケルトンパッケージの特長を3つ紹介します。

3-1. 業務にフィットするセミオーダー型

不動産管理スケルトンパッケージは、オーダーメイド型とパッケージ型の良いとこ取りともいえる、セミオーダー型のシステムです。

一般的に、オーダーメイド型システムは顧客ごとに個別の設定ができ、高スペックである反面、導入費用・運用費用ともに高額になってしまうデメリットもあります。
一方、パッケージ型システムは非常に安価である反面、カスタマイズ性が低く、「必要な機能が備わっていない」「使い勝手が悪い」といったデメリットもあります。

セミオーダー型の不動産スケルトンパッケージは、必要な機能を業務に合わせて選ぶことができ、かつ安価なシステムであるため、コストパフォーマンスも優れています。

3-2. 仕様変更による抜群の利便性

工事管理システムは、機能面ももちろんですが使い勝手も重要なポイントです。
不動産管理スケルトンパッケージには「フィッティング」という技術により、入力画面や帳票を使いやすい書式にカスタマイズすることができます。

自社に合った形でシステムを運用できるため、運用に変更点があった場合も柔軟に対応することが可能です。

3-3. 大手企業を中心とする豊富な導入実績

不動産管理スケルトンパッケージは非常に使いやすく人気もあるため、導入実績が豊富です。
ここでは、実際の導入事例を2つ紹介します。

〇導入事例①:ビル管理会社の事例
管理物件が増加したなかで、「管理の品質を落とさずに業務効率を向上したい」という課題解決のために、不動産スケルトンパッケージを導入されたビル管理会社の事例です。

この導入事例でのポイントは以下の3点です。

・既存の帳票、システムと互換性があった
・カスタマイズした入力画面や帳票が社員全員にとって使いやすく、情報が共有された
・手作業で行っていた大量のビルの検針データ管理について、取り込みから請求までを自動化できた

不動産管理スケルトンパッケージを導入したことで、管理物件が増加した状況でも、ビル運用管理をイメージ通りに行えたという事例です。

〇導入事例②:不動産会社の事例
続いての事例は、不動産管理システムの導入に合わせて業務システムを不動産管理スケルトンパッケージに集約し、業務全般の改革に成功された事例です。
この事例では、以下の3つの課題をセミオーダーによって解決しています。

・営業担当者しか工期を把握していなかった
・契約書などの書面をすべて紙ベースで管理しており、手間とコストがかかっていた
・ワークフローの申請、承認の流れが不明瞭かつ非効率だった

不動産管理スケルトンパッケージによって具体的な悩みを解決することにより、必要最低限の費用で業務の効率化に成功しています。

紹介した事例のように不動産の工事管理を効率良く行いたい方は、不動産管理スケルトンパッケージをご検討ください。

まとめ

ここまで、不動産管理システムを導入するメリットと、おすすめの不動産管理システムについて解説しました。
不動産管理システムは、工事管理をするうえで非常に効果的なシステムです。メリットも多くあるため、導入することをおすすめします。

不動産管理スケルトンパッケージ

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